Que se evalúa en eficiencia administrativa pública
Conoce el eje temático eficiencia administrativa pública en las pruebas de la CNSC.
Dentro de la guía al aspirante se presentan los diferentes ejes temáticos objeto de evaluación de las pruebas escritas en los concursos de la CNSC.
el Eje Temático Eficiencia Administrativa pública
Según el Departamento Administrativo de la Función Pública es la medida en que el uso de los insumos (recursos financieros, humanos, técnicos y materiales) se ha hecho en forma económica u óptima para generar productos. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
se trata de la máxima racionalidad de la relación costos-beneficios, de manera que la administración pública tiene el deber de maximizar el rendimiento o los resultados, con costos menores, por cuanto los recursos financieros de Hacienda, que tienden a limitados, deben ser bien planificados por el Estado para que tengan como fin satisfacer las necesidades prioritarias de la comunidad sin el despilfarro del gasto público. Lo anterior significa, que la eficiencia presupone que el Estado, por el interés general, está obligado a tener una planeación adecuada del gasto, y maximizar la relación costos – beneficios.
En ese sentido, encontramos que la eficiencia administrativa corresponde a un principio constitucional y orientador y, por lo tanto, lo encontraremos consagrado en diversas normas que regulan la actuación administrativa.
Cómo se demuestra la Eficiencia administrativa Pública
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Optimización del uso de recursos: El funcionario puede demostrar eficiencia administrativa al utilizar de manera óptima los recursos financieros, humanos, técnicos y materiales disponibles. Esto implica una gestión eficaz de los recursos asignados, evitando desperdicios y asegurando que se utilicen de manera adecuada y en línea con los objetivos y resultados esperados.
Mejora de procesos: Un funcionario eficiente puede identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y proponer soluciones para hacerlos más eficientes. Esto implica analizar los flujos de trabajo, identificar cuellos de botella, eliminar tareas innecesarias o duplicadas, y simplificar los procedimientos para agilizar la ejecución de las actividades y reducir los tiempos de respuesta.
Implementación de tecnología: La adopción de tecnología adecuada puede contribuir a mejorar la eficiencia administrativa. Un funcionario eficiente puede identificar oportunidades para implementar herramientas tecnológicas que automatizan tareas, simplifican procesos, facilitan la comunicación y la colaboración, y optimizan la gestión de la información. Esto puede incluir la implementación de sistemas de gestión documental, plataformas de colaboración en línea, o herramientas de seguimiento y control.
Planificación estratégica: La eficiencia administrativa también implica una adecuada planificación estratégica. Un funcionario eficiente puede demostrar su habilidad en este aspecto al participar activamente en la elaboración de planes y programas, estableciendo metas claras y realistas, definiendo indicadores de gestión para medir los resultados, y monitoreando el avance y el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Estos ejemplos ilustran cómo un funcionario de nivel asistencial puede demostrar su habilidad en eficiencia administrativa pública, contribuyendo a una gestión eficaz y eficiente de los recursos y mejorando la calidad de los servicios prestados por el sector público.
SIMULACRO EFICIENCIA ADMINISTRATIVA PÚBLICA
RESPONDA LAS PREGUNTAS 1 A 3 DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN
Usted está encargado de la elaboración de las respuestas a las solicitudes de certificaciones y constancias que se han radicado en la institución educativa. Se le han asignado varias solicitudes para gestionar en un día y entre ellas se encuentra una solicitud que requiere de información de diferentes departamentos, algunos de los cuales tienen tiempo de respuesta mayor al que usted dispone para cumplir con su plazo.
- Frente al reto de cumplir con los plazos y la limitación de tiempo para gestionar las solicitudes, usted debe
A. exponer detalladamente la situación a su jefe inmediato, sugiriendo una extensión del plazo para no comprometer la calidad del trabajo.
B. trabajar en todas las solicitudes de forma equitativa, dejando la que requiere información de diferentes departamentos para el final.
C. dialogar con los departamentos implicados en la solicitud más compleja, solicitando de manera respetuosa agilizar la entrega de la información.
2. Para optimizar el uso de los recursos en la gestión de las solicitudes usted debe
A. aplicar un enfoque de gestión de prioridades, centrándose primero en las solicitudes más sencillas para liberar tiempo para las más complejas.
B. adoptar un enfoque de multitarea, dividiendo su tiempo y recursos de manera equitativa entre todas las solicitudes, sin importar su complejidad.
C. delegar algunas de las solicitudes menos complejas a un asistente calificado, liberando así tiempo y recursos para centrarse en la solicitud más compleja.
3. Con el propósito de mejorar la eficiencia en la gestión de las solicitudes usted debe
A. proponer la implementación de un sistema digital de gestión de solicitudes que permita una mayor transparencia y facilite el seguimiento de las solicitudes.
B. revisar y analizar a fondo cada proceso manual involucrado en la gestión de las solicitudes, buscando oportunidades para automatizar o simplificar los pasos.
C. realizar una revisión integral de los procesos actuales, utilizando técnicas de análisis para identificar y luego implementar mejoras.
En todos los casos, la respuesta clave sería la opción C. En la primera, al comunicarse proactivamente con los departamentos pertinentes, muestra una gestión eficiente del tiempo. En la segunda, al delegar tareas adecuadamente, optimiza el uso de los recursos disponibles. Y en la tercera , al comprometerse con una revisión integral de los procesos actuales, muestra una actitud proactiva para mejorar la eficiencia administrativa.
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