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Te presentamos una serie de casos de ejemplo para entender el eje temático gestión del tiempo en la función pública.

La competencia técnica de gestión del tiempo se refiere a la habilidad de organizar y administrar eficientemente el tiempo para lograr los objetivos y cumplir con las tareas y responsabilidades asignadas. Implica la capacidad de establecer prioridades, planificar actividades, establecer plazos y manejar de manera efectiva el tiempo disponible.

En el sector público, la gestión del tiempo es crucial debido a la naturaleza de las responsabilidades y las múltiples tareas que los funcionarios deben cumplir. Los empleados públicos deben ser capaces de manejar eficientemente su tiempo para garantizar la realización oportuna de proyectos, el cumplimiento de los plazos legales y administrativos, y la atención adecuada a las necesidades y demandas de los ciudadanos.

La competencia técnica de gestión del tiempo implica habilidades como la planificación, la organización, la delegación adecuada de tareas, la capacidad de establecer plazos realistas y el uso efectivo de herramientas y técnicas para administrar el tiempo, como la agenda personal, la priorización de tareas y la capacidad para evitar la procrastinación.

La gestión del tiempo es una competencia crucial en el sector público, y su demostración puede variar según el nivel de responsabilidad del funcionario. A continuación, se presentan ejemplos hipotéticos de cómo podría manifestarse la competencia de gestión del tiempo en diferentes niveles de funcionarios en el sector público colombiano, de acuerdo con las normas de función pública:

Gestión del tiempo en Funcionarios de Nivel Profesional del sector público

Priorización de Tareas: Podrían demostrar esta competencia al establecer prioridades claras entre las diversas tareas y proyectos en los que están involucrados, asignando tiempo y recursos de manera efectiva.
Planificación y Programación: Planificando y programando sus actividades y las de su equipo, asegurando que los proyectos se completen dentro de los plazos establecidos.

Funcionarios de Nivel Técnico:

Cumplimiento de Plazos: Entregando informes y completando tareas técnicas dentro de los plazos estipulados, mostrando así una gestión efectiva del tiempo.
Organización Diaria: Organizando su jornada laboral de manera que puedan atender las tareas prioritarias primero, y luego dedicar tiempo a tareas secundarias.

Funcionarios de Nivel Asistencial:

Agendamiento Eficaz: Podrían manejar eficazmente las agendas de los funcionarios de niveles superiores, asegurando que las reuniones y otras actividades estén programadas de manera eficiente.
Respuesta Rápida: Respondiendo de manera oportuna a las solicitudes y necesidades emergentes, mostrando una buena gestión del tiempo.

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Además de estos ejemplos, es importante mencionar que la Función Pública en Colombia lidera las políticas relacionadas con la gestión del tiempo en el sector público, enfatizando la importancia de esta competencia para el desempeño institucional1. Sin embargo, los detalles específicos sobre cómo se evalúa o demuestra esta competencia en el contexto colombiano no se encontraron en la información disponible. Por lo tanto, es recomendable revisar las normas y directrices proporcionadas por la Función Pública de Colombia o consultar con expertos en gestión pública en Colombia para obtener una comprensión más precisa.

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SIMULACRO GESTIÓN DEL TIEMPO NIVEL AUXILIAR

RESPONDE LAS PREGUNTAS 1 A 3 DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

Usted es un asistente administrativo en una entidad pública y tiene varias tareas importantes que deben completarse antes del final del día laboral. Estas tareas incluyen la preparación de un informe financiero, la organización de una reunión con varios jefes de departamento y la respuesta a una serie de correos electrónicos urgente.

Teniendo en cuenta la gran cantidad de actividades que debe realizar usted debe

A. responder a los correos electrónicos, ya que son rápidos de manejar y le permiten avanzar en su lista de tareas.

B. preparar del informe financiero, ya que es la tarea que más tiempo consume y es crucial para la toma de decisiones en la entidad.

C. organizar la reunión, ya que involucra a varios jefes de departamento y su programación puede ser complicada.

Clave: B

Justificación de la clave: La opción B es la clave, ya que la gestión efectiva del tiempo implica priorizar las tareas según su importancia y su impacto en el logro de los objetivos. En este caso, la preparación del informe financiero es crucial para la toma de decisiones en la entidad y, por lo tanto, debe ser la prioridad. Aunque esta tarea puede consumir más tiempo, su finalización exitosa es esencial para el funcionamiento de la entidad.

2. Dado que el tiempo es limitado y las tareas son múltiples, usted debe

A. trabajar horas extras para completar todas las tareas, ya que todas son igualmente importantes.

B. delegar algunas de las tareas a otros miembros del equipo para asegurarse de que todas las tareas se completen a tiempo.

C. posponer algunas de las tareas menos críticas y se concentra en las más importantes.

Clave: B

Justificación de la clave:

La opción B es la clave, ya que una parte esencial de la gestión del tiempo es la delegación efectiva. Al delegar algunas tareas a otros miembros del equipo, el asistente puede asegurarse de que todas las tareas se completen a tiempo sin tener que trabajar horas extras o ignorar tareas importantes.

3. Consciente de la importancia de realizar todas las actividades usted debe

A. realizar varias tareas simultáneamente, con la intención de maximizar el uso del tiempo disponible.

B. enfocarse en una tarea a la vez, completándola antes de pasar a la siguiente para asegurar la calidad del trabajo.

C. postergar las tareas más difíciles hasta el final del día, cuando pueda dedicarles tiempo ininterrumpido.

Clave: B

Justificación de la clave:

La opción B es la clave, ya que la investigación ha demostrado que el enfoque en una tarea a la vez puede aumentar la productividad y la eficiencia. Aunque puede parecer que hacer varias tareas al mismo tiempo ahorra tiempo, a menudo puede llevar a errores y a una disminución de la calidad del trabajo. Por lo tanto, es más efectivo concentrarse en una tarea a la vez y completarla antes de pasar a la siguiente.

CASO 2 EJE TEMÁTICO GESTIÓN DEL TIEMPO

RESPONDA LAS PREGUNTAS 4 A 6 DE ACUERDO A LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

Usted es el encargado de mantenimiento en una institución educativa. Su rector le ha asignado varias tareas para el día, que incluyen el cuidado de los jardines, la pintura de algunas áreas interiores y exteriores, el arreglo de algunos baños y otras necesidades de la institución. Sin embargo, el tiempo es limitado y debe completar todas las tareas asignadas.

4. Teniendo en cuenta la importancia de cada una de las labores asignadas usted debe

A. comenzar por las tareas de pintura, ya que son las que más tiempo consumen y requieren de un tiempo de secado.

B. Se enfoca primero en el cuidado de los jardines, ya que es una tarea que puede realizar más rápidamente y le permitirá avanzar en su lista de tareas.

C. decide comenzar por el arreglo de los baños, ya que son áreas críticas para el funcionamiento de la institución educativa.

Clave: A

Justificación de la clave:

La opción A es la clave, ya que la gestión efectiva del tiempo implica priorizar las tareas según su importancia y su impacto en el logro de los objetivos. En este caso, la pintura de las áreas interiores y exteriores puede ser una tarea que consume mucho tiempo y requiere un tiempo de secado, por lo que es lógico comenzar con esta tarea para asegurarse de que se complete a tiempo.

5. Ante la cantidad de tareas asignadas usted

A. Decide dividir su tiempo equitativamente entre todas las tareas, para asegurarse de avanzar en todas ellas.

B. Establece un plan de trabajo que prioriza las tareas según su urgencia y la cantidad de tiempo que requieren.

C. Se enfoca en las tareas que puede completar más rápidamente para reducir la lista de tareas pendientes.

Clave: B

Justificación de la clave:

La opción B es la clave, ya que la gestión efectiva del tiempo requiere un enfoque estratégico. Al establecer un plan de trabajo que prioriza las tareas según su urgencia y la cantidad de tiempo que requieren, el encargado de mantenimiento puede asegurarse de que todas las tareas se completen de manera eficiente y efectiva.

6. Consciente de la importancia de optimizar su trabajo en términos de tiempo y eficacia usted:

A. Decide trabajar más rápido para completar todas las tareas, aunque esto pueda comprometer la calidad del trabajo.

B. Opta por completar las tareas a su propio ritmo, asegurándose de que cada tarea se haga correctamente, aunque esto signifique que algunas tareas pueden quedar sin terminar.

C. Establece un equilibrio entre la velocidad y la calidad, asegurándose de que todas las tareas se completen a tiempo sin comprometer la calidad del trabajo.

Clave: C

Justificación de la clave:

La opción C es la clave, ya que una gestión del tiempo efectiva requiere un equilibrio entre la velocidad y la calidad. Trabajar más rápido puede comprometer la calidad del trabajo, mientras que enfocarse demasiado en la calidad puede hacer que algunas tareas queden sin terminar. Por lo tanto, es importante establecer un equilibrio para asegurarse de que todas las tareas se completen a tiempo y se hagan correctamente.

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